برنامه‌ریزی (Plan)

برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری در زمان حال برای آینده است.

هر چه بتوان آینده را دقیق‌تر  پیش‌بینی و عوامل تاثیرگذار بر كار را بهتر شناخت، آنگاه می‌توان انتظار برنامه‌ریزی موثرتر و كاراتری داشت. برنامه‌ریزی در‌محیطی معنا می‌یابد كه در آن قیدها و محدودیت‌هایی مطرح ‌باشند؛ اگر هیچ محدودیت و هیچ قیدی وجود نداشته ‌باشد، برنامه‌ریزی بی‌معناست. شرایطی را درنظر بگیرید که زمان تحویل، کیفیت و بودجه کار مشخص نشده باشد در چنین شرایطی آیا برنامه‌ریزی معنا پیدا می‌کند؟

دراین محیط هر کس می‌تواند به هر شکلی رفتار کند و برنامه‌ای نیاز ندارد.

سازمان‌هایی پیشرو هستند كه بتوانند عوامل تاثیرگذار بر كار را شناسایی و بربرنامه‌ریزی اساس میزان تاثیر آنها بر كار خود ، برنامه‌ای قوی تهیه‌ نمایند و مهم‌تر از برنامه‌ریزی ، تعهد كافی برای اجرای برنامه در خود ایجاد كنند .

ازجمله فرآیندهای اصلی و عمده برنامه‌ریزی میتوان به موارد ذیل اشاره کرد:

  1. تحليل پروژه ، شناخت فعاليتها و روابط آنها ، تهيه ساختار شکست کار ( WBS )

  2. برآورد مدت ، منابع مورد نياز و هزينه اجرای هريک از فعاليتهای پروژه .

  3. زمانبندی پروژه،برنامه ريزی منابع،بررسی رابطه زمان وهزينه  و بررسی مسائل و مشکلات احتمالی و قابل انتظار

درمرحله برنامه ریزی می‌بایست محدودیت‌های زیر را درنظر گرفت:

  1. بودجه ( Budget ) : چگونگی تامین بودجه از مهم‌ترین عوامل است . مدیران باید اطلاعات ‌دقیقی از تامین‌كنندگان بودجه و چگونگی تعهد مالی را دریافت و در اختیار واحد برنامه ریزی قرار دهند و در مدت اجرای پروژه ، اخذ بودجه را از منابع پیگیری ‌كنند .

  2. زمان ( Time ) : زمان برای هیچ‌كس صبر نمی‌كند ! به ‌خصوص برای مدیر پروژه‌ای كه باید پروژه‌اش را در زمان معینی تحویل ‌دهد . برنامه پروژه به دلیل مشخص‌ كردن زمانی برای تحویل‌ كار ، همواره یك محدودیت است

  3. منابع ( Resurce ) : شامل نیروی انسانی ،ماشین آلات و تجهیزات ،مواد و مصالح همیشه می‌بایست مد‌نظر برنامه‌ریز و مدیر‌پروژه قرار گیرد چون عدم تامین به‌موقع هریک از این موارد باعث تاخیر در اجرای پروژه می‌شود.

  4. حوادث غیرمترقبه ( Force Major ) : همه‌ چیز را نمی‌توان پیش‌بینی ‌نمود .نمی‌توان رفتار طبیعت را به‌ دقت پیش‌بینی كرد اما می‌توان با توجه به اطلاعات گذشته در منطقه‌ای که پروژه قرار گرفته اثر حوادث غیرمترقبه را كم‌ نمود